Zonder structurele opvolging worden zelfs de beste tools rommelig, inefficiënt of gewoon niet gebruikt. Heel wat teams investeren in tools als Notion, Teamleader en Make om hun werking te stroomlijnen, maar na verloop van tijd gebeurt het volgende:
- Iedereen gebruikt dezelfde tool… op een andere manier
- Automatisaties lopen niet zoals verwacht
- Nieuwe collega’s hebben moeite om hun weg te vinden
Het is zelden de tool die tekortschiet. Wat ontbreekt, is iemand die het overzicht bewaart en de werking bewaakt. Je mist een systeemverantwoordelijke.
Wat is een systeemverantwoordelijke?
Een systeemverantwoordelijke (SV) is iemand binnen of rond het team die
- het overzicht bewaart van alle gebruikte tools
- opvolgt of systemen correct en efficiënt gebruikt worden
- continu werkt aan gebruiksvriendelijkheid en uniformiteit
Het is geen IT’er in de klassieke zin. Het is ook geen projectmanager.
Deze rol zit tussen technologie en samenwerking in: de SV zorgt dat digitale systemen goed zijn afgestemd op de dagelijkse werking van het team.
Wat doet een systeemverantwoordelijke?
De invulling van deze rol kan variëren per organisatie, maar enkele kerntaken komen vaak terug:
1. Overzicht en kennisbeheer
Een systeemverantwoordelijke kent je digitale architectuur:
- Welke tools worden waarvoor gebruikt?
- Hoe zijn ze met elkaar verbonden (via bv. Make)?
- Welke features zijn beschikbaar of onderbenut?
De SV volgt ontwikkelingen op en brengt die gericht aan. Denk aan nieuwe features in Notion, Teamleader of Make.
2. Structuur en uniformiteit
Consistentie in tools is essentieel voor duidelijkheid en samenwerking. Zonder afspraken ontstaat al snel chaos. Een systeemverantwoordelijke:
- Beheert templates (sjablonen)
- Zorgt voor logische naamgeving
- Bepaalt hoe databases, taken of klanten gestructureerd worden
Zo voorkom je dat iedereen ‘zijn eigen versie’ van de waarheid maakt.
3. Gebruiksvriendelijkheid
Niet iedereen is een digitale nerd - en dat hoeft ook niet. Daarom luistert een SV actief naar de werking in het team:
- Waar lopen mensen vast?
- Welke functies worden niet begrepen of gebruikt?
- Is er nood aan korte opleidingen of ondersteuning?
Dit is geen eenmalige actie, maar een doorlopend project. De SV zit regelmatig samen om te zien wat goed gaat en waar het wringt, en voorziet instructies of opleidingen indien nodig.
4. Monitoring en verbetering
Het digitale systeem is nooit af. Met maandelijkse opvolging houdt de systeemverantwoordelijke vinger aan de pols en kunnen fouten, frustraties of nieuwe noden vroeg worden opgepikt.
Wie is jouw systeemverantwoordelijke?
De rol van systeemverantwoordelijke hoeft niet voltijds ingevuld te worden. Er zijn drie toegankelijke opties:
- Intern: een collega met een hart voor structuur, digitale tools en teamwerking.
- Extern: een gespecialiseerde partner die tijdelijk of op vaste basis ondersteunt.
- Hybride: een combinatie van beide, waarbij een externe expert een interne collega over een langere periode opleidt.
De hybride optie, bv. in de vorm van een servicecontract, laat toe om geleidelijk aan intern kennis op te bouwen en deze rol over te nemen.
Belangrijk is vooral dat er structureel aandacht komt voor het systeem zelf, en niet alleen voor de taken of projecten die erin staan.
In veel teams is er wel iemand die “snel” een template aanpast, vragen beantwoordt over Notion of nieuwe automatisaties opzet. Zolang die verantwoordelijkheid informeel blijft, wordt ze echter vaak onderschat of versnipperd. Door de titel ‘systeemverantwoordelijke’ expliciet te maken, gebeuren er drie dingen: • Erkenning: je waardeert het werk dat iemand al doet. • Duidelijkheid: het wordt voor collega’s duidelijk wie het aanspreekpunt is. • Structuur: je creëert ruimte om de rol verder uit te bouwen of over te dragen. Het is een kleine stap met een groot effect voor de samenwerking, opvolging en duurzaamheid van je digitale werking.
Conclusie
Wie digitale tools gebruikt, heeft baat bij iemand die erop let hoe ze gebruikt worden.
Een systeemverantwoordelijke zorgt ervoor dat je tools blijven werken in functie van de mensen - niet omgekeerd.
Of je nu een klein team bent of een organisatie in groei: het loont om deze rol bewust vorm te geven. Heb jij al iemand die deze taken op zich neemt, maar zonder officiële titel? Dan is dit het moment om die rol expliciet te maken en sterker te verankeren binnen je team.
Zonder deze verantwoordelijkheid gaat kostbare tijd verloren in zoeken, vragen, frustratie of dubbele input.
Nood aan een systeemverantwoordelijke? Wil je samen bekijken hoe je dit aanpakt in jouw team? Plan een kennismaking met ons of stuur ons een e-mail.