In dit artikel vatten we e-facturatie samen, met specifieke aandacht voor de Belgische context. Zorg dat je tijdig in orde bent: de tolerantieperiode geldt enkel voor ondernemingen die kunnen aantonen dat ze al stappen hebben ondernomen om aan de verplichtingen te voldoen.
E-facturatie binnen de EU
Tegen 2030 wordt e-facturatie verplicht in alle EU-lidstaten. In België geldt deze verplichting al sinds 1 januari: alle ondernemingen moeten elektronische facturen kunnen versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk. Ook als je zelf niet aan andere ondernemingen factureert, moet je in staat zijn om e-facturen van leveranciers correct te ontvangen en te verwerken.
Wat is Peppol?
‘Peppol’ staat voor Pan-European Public Procurement On-Line en verwijst naar het geheel van regelgeving, taal en formaat, en het netwerk dat e-facturatie mogelijk maakt. In de praktijk bedoelt men met ‘Peppol’ meestal het netwerk waarlangs e-facturen verzonden worden.
Via het Peppol-netwerk kan je niet alleen facturen versturen, maar ook andere documenten, zoals bestelbonnen en creditnota’s. Dit biedt veel mogelijkheden voor verdere automatisatie van je administratie.
Je Peppol-ID is verplicht en bestaat meestal uit je ondernemingsnummer (KBO) voorafgegaan door ‘0208:’. Alternatieven zijn je btw-nummer (voorafgegaan door ‘9925:’) of een GLN (Global Location Number).
Wat is XML?
E-facturatie zorgt voor meer efficiëntie, minder fouten en tijdswinst - of toch op langere termijn. Daarvoor wordt gebruikgemaakt van XML-bestanden.
XML (eXtensible Markup Language) is een gestructureerde computertaal die leesbaar is voor machines. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld Word of Excel, die bedoeld zijn voor menselijke lezers.
De structuur en volgorde van velden in een XML-bestand zijn cruciaal. Je boekhoud- of pre-accountingsoftware zorgt hier meestal automatisch voor.
Een geldige e-factuur moet minimaal volgende elementen bevatten:
- een factuurnummer
- de uitgiftedatum
- minstens één factuurregel
Extra velden kunnen toegevoegd worden voor context of specificaties. Houd er rekening mee dat de vereisten per land kunnen verschillen. Overleg dus altijd met je klant of leverancier welke informatie verwacht wordt. Zo voorkom je fouten
Je kan een pdf-bestand als bijlage toevoegen, maar een pdf is géén rechtsgeldig document. Het dient puur ter informatie.
Test je e-factuur altijd vóór verzending. Met een online XML-validator kan je controleren of het bestand technisch correct is.
Taalregels bij facturatie
Vergeet ook de taalwetten rond facturatie niet:
- Is je onderneming gevestigd in Vlaanderen? Dan moet je factuur (ook) in het Nederlands opgesteld zijn.
- In Brussel en Wallonië zijn de regels iets soepeler: je kiest zelf de taal van je factuur. Al kan een vertaling in een Belgische landstaal wel opgevraagd worden.
Waar staan je facturen?
Controleer waar je e-facturen vandaag bewaard worden. Heb je toegang tot die gegevens in je huidige software? Dit is belangrijk bij een overstap naar een andere software of boekhouder in de toekomst.
Kosten en aftrek
Er zijn enkele fiscale voordelen:
- 120% kostenaftrek (2024–2027) voor software en advies rond e-facturatie.
- 20% investeringsaftrek sinds 2025 voor digitale investeringen.
Software
Er zijn tal van tools die e-facturatie ondersteunen. Welke het best bij jou past, hangt af van je type onderneming, het aantal facturen dat je verzendt en je huidige software.
Twee programma’s waar we zelf ervaring mee hebben:
- Recommand is een Peppol-integratieplatform en gratis wanneer je minder dan 25 documenten (inkomende en uitgaande) per maand verwerkt.
- Teamleader biedt drie platformen: Dexxter (boekhoudtool), Teamleader One (facturatiesoftware) en Teamleader Focus (bedrijfssoftware).
Tot 15 januari 2026 loopt er een promotie voor Teamleader One: je betaalt €1 voor een jaar.
Waarom vinden wij dit belangrijk?
E-facturatie past perfect binnen onze visie op automatisatie en efficiëntie. Nu het Peppol-netwerk verplicht wordt, is dit hét moment om je administratie onder de loep te nemen:
- Hoe zien je administratieve processen eruit?
- Waar kan je optimaliseren?
- Welke software gebruik je vandaag - en is die allemaal nodig?
- Wat gebeurt er als je van boekhouder verandert?
Door nu stappen te zetten, vermijd je problemen en win je nog meer tijd.
Meer weten?
Wij lazen het boek E-facturatie ontcijferd van Philippe Kimpe en Jelle Heyvaert, dat we ook als bron voor dit artikel gebruikten. Zij leggen helder uit hoe e-facturatie werkt en hoe je als ondernemer, boekhouder of softwareleverancier het maximale uit deze verplichting haalt. Een echte aanrader!
Zit je met vragen of wil je je administratie futureproof maken? Neem gerust contact met ons op. We denken graag mee.