Notion is het voorbije jaar een pak krachtiger geworden. Dat biedt meer mogelijkheden, maar maakt een werkruimte ook sneller complex. Met deze drie basisprincipes helpen we je op weg naar een gestructureerde en veilige Notion-omgeving.
1. Databases
Een pagina voor tijdelijke notities is prima, maar informatie die je regelmatig gebruikt of met anderen deelt, bewaar je beter in een database.
Een database geeft je informatie een vaste structuur. Daardoor vind je gegevens sneller terug. Dat helpt jou, je collega’s, klanten, automatisaties én AI. Ook als je alleen werkt of geen AI gebruikt, loont die structuur de moeite.
Je hoeft uiteraard niet voor elk onderwerp een aparte database te maken. Voor de meeste professionele Notion workspaces zijn die volgens ons drie essentiële databases:
- Taken
- Contacten
- Documenten
Je kan deze later uitbreiden met projecten, organisaties, meetings, …
Notion laat toe om meerdere data sources in één database te combineren, maar wij raden aan één databron per database te gebruiken.
Bewaar je databases op een aparte pagina en werk in je dagelijkse pagina’s en dashboards met gekoppelde weergaven (linked views). Zo kan je dezelfde informatie op verschillende manieren tonen zonder ze te dupliceren.
2. Gebruikers
Controleer regelmatig wie toegang heeft tot je werkruimte en pagina’s. Maak daarbij het onderscheid tussen gasten (guests) en leden (members).
Gasten zijn externe gebruikers die je toegang geeft tot specifieke pagina’s, bijvoorbeeld klanten of leveranciers.
Leden maken deel uit van je werkruimte en worden op betalende plannen mee aangerekend.
Kijk niet alleen wie toegang heeft, maar ook welke rechten die persoon heeft. Moet iemand informatie kunnen aanpassen, commentaar geven of enkel bekijken?
Wees extra voorzichtig wanneer je één centrale database met verschillende externe gebruikers deelt. Een gefilterde weergave betekent niet automatisch dat andere gegevens afgeschermd zijn. Wie toegang heeft tot de onderliggende data, kan mogelijk meer zien dan wat je in één specifieke weergave toont.
Vanaf het Business-plan (bekijk tarieven) kan je page-level access gebruiken. Daarmee kan je bijvoorbeeld bepalen dat een medewerker of klant enkel toegang heeft tot de database-items die aan hem of haar zijn toegewezen o.b.v. een persoon-eigenschap (person property).
3. Instellingen
De instellingen van een Notion-werkruimte worden gemakkelijk vergeten. Toch vind je daar heel wat opties die je werkruimte veiliger en gebruiksvriendelijker maken. Een paar zaken die we zeker zouden controleren:
Account
Beveilig je account met tweestapsverificatie (2FA) of een passkey. Kijk ook je notificaties en persoonlijke voorkeuren na.
Workspace
Geef je werkruimte een herkenbare naam en icoon, en stel een custom landing page in.
Features
Controleer onder Notion AI of je gegevens met Notion mogen worden gedeeld om Notion AI te verbeteren. Wij zetten dit standaard uit.
Onder Public pages kan je nakijken welke pagina’s publiek beschikbaar. Stel hier ook je domeinnaam in voor Notion Sites.
Admin
Bepaal welke teamruimte (teamspace) de standaard is in je werkruimte (workspace).
Identity is enkel beschikbaar voor Business- en Enterprise-plannen, maar biedt een grote meerwaarde wat veiligheid betreft.
Access & billing
Controleer het aantal betalende leden en je facturatiegegevens. Een oud account dat onnodig als member blijft staan, is niet alleen een mogelijk veiligheidsrisico maar kost je ook geld. Lees hier meer over hoe Notion factureert.
Samengevat
Hoe meer mogelijkheden Notion toevoegt, hoe belangrijker een goede en duidelijke basis wordt.
Begin met gestructureerde databases en beperk de toegangen en toegangsrechten van je gebruikers.
Is je workspace doorheen de jaren wat organisch gegroeid (lees: een rommeltje geworden)? Bij Wielson helpen we je graag met een audit, optimalisatie of herstructurering van je werkruimte.