Met database-automatisaties in Notion kan je op basis van triggers automatisch acties uitvoeren, zoals het toevoegen van pagina’s, wijzigen van properties, of versturen van meldingen en e-mails. In dit artikel ontdek je wat database-automatisaties zijn, hoe ze werken, en hoe je ze kan inzetten om jouw workflow slimmer en soepeler te maken.
Wat is een database-automatisatie?
Een automatisatie in Notion werkt volgens het principe: ‘situatie → voorwaarde → actie’. Een situatie bestaat uit één of meerdere triggers die, wanneer eraan voldaan wordt, één of meerdere acties in gang zetten. Dit klinkt misschien abstract, maar we gaan dit verduidelijken met concrete voorbeelden.
Er zijn twee soorten triggers die een automatisatie kunnen activeren:
- Er wordt een pagina aan een database toegevoegd.
- Er wordt een property in een database gewijzigd.
Dit zijn de acties die je kan uitvoeren:
- Een property (veld) wijzigen,
- een pagina toevoegen,
- één of meerdere pagina’s bewerken,
- een melding versturen,
- een e-mail versturen,
- een Slackmelding versturen,
- en een variabele definiëren.
Daarnaast is er een functie in bèta: een webhook versturen.
Wat is het verschil met een button?
Het grootste verschil is dat een button een handmatige actie vereist: je moet erop klikken om een automatisatie te starten. Bij een database-automatisatie gebeurt dit automatisch, gebaseerd op vooraf ingestelde triggers.
In ons artikel over buttons in Notion deelden we al welke acties mogelijk zijn. De verschillen: met buttons kan je geen property wijzigen, maar wel een blok toevoegen, een pop-up tonen, of een pagina, formulier of URL openen.
Weet dat een button een database-automatisatie kan activeren, maar een database-automatisatie kan dit niet, en hou rekening met de paginatoegang, aangezien deze een invloed kan hebben op de werking van een automatisatie.
Wie kan deze automatisaties gebruiken?
In de betaalde Notion-plannen zijn alle acties beschikbaar. Het gratis plan biedt enkel de mogelijkheid om Slackmeldingen aan te maken en bestaande automatisaties in een template te gebruiken.
Een property wijzigen
Deze actie is exclusief voor database-automatisaties. Op basis van een trigger kan je een property in dezelfde database aanpassen. Wanneer bv. een taak de status ‘Na te kijken’ krijgt, kan je o.b.v. het type taak automatisch een reviewer toewijzen.
Dit is niet mogelijk voor elke property: roll-ups, formules en buttons kunnen niet automatisch gewijzigd worden.
Een pagina toevoegen
Met deze actie kan je een nieuwe pagina aan een andere database toevoegen en de properties ervan wijzigen. Dit kan in elke database binnen je werkruimte.
Voorbeelden:
- Een bug gevonden? Laat automatisch een gelinkte taak voor het IT-team aanmaken wanneer de status van je taak wordt gewijzigd naar ‘Bug’.
- Creëer een standaardlijst aan taken voor nieuwe projecten.
- Heb je terugkerende taken? Bij het afsluiten van zo’n taak kan je een nieuwe laten genereren met een deadline die automatisch op één week, maand, … later wordt gezet.
Eén of meerdere pagina’s bewerken
Je kan meerdere pagina’s aanpassen, zelfs over verschillende databases heen. Wanneer jouw taak is voltooid, kan de status van een gerelateerde taak van je collega automatisch naar ‘To do’ worden aangepast. Stel een deadline in zodra jouw taakstatus verandert naar ‘Voltooid’.
Een melding versturen
Wil je zeker weten dat iemand een belangrijke update ziet? Laat een melding versturen op basis van specifieke statuswijzigingen in je database.
Voorbeelden:
- Meld een medewerker dat een taak moet worden nagekeken.
- Informeer je manager dat een project is afgerond.
- Stuur een melding met een link naar een checklist zodra een project groen licht krijgt.
Een e-mail versturen
Als een melding niet voldoende is, kan je een e-mail verzenden. Bijvoorbeeld, als een project is afgerond, kan je automatisch een e-mail met de nodige uitleg sturen naar de salescontactpersoon om de klant op de hoogte te stellen. Voor deze actie heb je een Gmail-account nodig.
Een Slackmelding versturen
Je kunt een Slackmelding sturen naar een specifiek kanaal binnen je Slack-account. Let op: je kan hierbij geen formules gebruiken.
Een variabele definiëren
Zoals in ons artikel over Notion-buttons uitgelegd, is dit een meer geavanceerde actie. Je kan variabelen definiëren met mentions en formules om deze later gemakkelijk te hergebruiken.
Een webhook versturen
Met deze nieuwste functie kan je een HTTP POST request versturen naar een webhook (een specifieke URL). Dit bespaart heel wat tijd en kan bovendien veel operaties in tools zoals Make besparen. Notion deelt alvast hoe je het delen van content op sociale media kan optimaliseren.
Conclusie
Database-automatisaties in Notion bieden een krachtige manier om workflows te stroomlijnen en taken efficiënter uit te voeren. Door triggers en acties zorgvuldig in te stellen, kun je veelvoorkomende processen automatiseren, tijd besparen en het risico op fouten verminderen.
Hoewel er enkele beperkingen zijn, zoals het onvermogen om emoji’s of iconen te wijzigen, is het duidelijk dat deze functies in de toekomst alleen maar geavanceerder zullen worden.