Met Notion Forms kan je vanuit Notion formulieren maken en de antwoorden automatisch in een database verzamelen. Denk aan klantenfeedback, IT-vragen of algemene interne verzoeken. Elk antwoord verschijnt meteen als een nieuwe pagina in de gekoppelde database, waardoor je de resultaten eenvoudig kan filteren, sorteren en analyseren.
Wat is een Notion Form?
Een Notion Form is een formulierweergave van een database. Enkele voordelen:
- je antwoorden zitten meteen gestructureerd in Notion;
- je kan de resultaten visualiseren met grafieken;
- je kan Notion Automations toepassen op nieuwe inzendingen.
Eén database, meerdere formulieren
Je kan meerdere formulieren aan eenzelfde database koppelen. Zo kan je werken met één centrale aanvragendatabase voor verschillende teams of doeleinden.
Een formulier voor technische bugs vraagt bv. naar de prioriteit van de aanvraag en komt bij het IT-team terecht, terwijl een ideeënformulier voor evenementen naar het marketingteam doorgestuurd wordt.
Een formulier creëren en delen
Er zijn twee manieren om een Notion Form aan te maken:
- Je kan een nieuw formulier aanmaken en van daaruit je database bouwen.
- Je vertrekt van een bestaande database. In dat geval maak je een formulierweergave op basis van de bestaande properties.
/form creëer je een formulier én database.
Een formulier kan privé blijven, gedeeld worden binnen je werkruimte of publiek gedeeld worden. De mogelijkheden hangen af van je toegangsrechten tot de achterliggende database en je Notion-pakket. Om de instellingen voor het delen van een formulier te wijzigen, heb je volledige toegang (Full access) nodig tot de database.
No access is handig als je een formulier gebruikt voor een dagboek-database (journal).Wat gebeurt er nadat iemand een formulier invult?
Elke inzending wordt automatisch als een nieuwe pagina opgeslagen in de bijbehorende Notion-database.
Het is mogelijk om een kopie van de antwoorden via e-mail te ontvangen. Wil je je antwoorden in de Notion-database bekijken of aanpassen, dan heb je naast een Notion-account ook voldoende toegangsrechten nodig.
Doordat alle antwoorden meteen in een database terechtkomen, kan je de gebruikelijke databasefunctionaliteiten van Notion inzetten om de resultaten te verwerken.
Een kanban-weergave toont de aanvragen op basis van de prioriteit.
Dankzij een diagram (chart) zie je snel hoeveel inzendingen betrekking hebben op:
- bugs;
- feature requests;
- andere categorieën.
Omdat formulierantwoorden gewone database-items zijn, kan je er Notion Automations op toepassen. Een IT-aanvraag met prioriteit ‘Dringend’ kan je via een automatisatie een strengere deadline geven en ervoor een melding creëren bij de verantwoordelijke van het betrokken team.
Beperkingen
De nadelen van formulieren in Notion:
- voorwaardelijke logica (conditional logic) is enkel beschikbaar vanaf het Business-plan;
- de opties op het vlak van vormgeving zijn beperkt;
- bij een zeer groot aantal inzendingen, kan de achterliggende database trager laden.
Wil je meer mogelijkheden, dan kijk je best naar externe tools zoals Tally.
Conclusie
Notion Forms is vooral sterk wanneer de verwerking van de antwoorden in Notion belangrijker is dan de complexiteit van het formulier zelf.
Voor eenvoudige feedbackformulieren, interne aanvragen of intakeformulieren kan dat handig zijn. Je informatie komt meteen op de juiste plaats terecht en kan onmiddellijk verder verwerkt worden. In combinatie met filters, grafieken en automatisaties kan je een eenvoudige formulierinzending omzetten in een operationele workflow.
Wil je gebruik maken van conditional logic, verborgen velden of een gepersonaliseerde vormgeving, dan raden we een gespecialiseerde tool zoals Tally aan.