Onboarding verloopt in veel organisaties chaotisch. Onduidelijke verwachtingen en gebrekkige communicatie leiden snel tot frustraties bij nieuwe werknemers of klanten. Met een duidelijk proces zorg je voor een vlotte start en een aangename samenwerking!
Waarom een onboarding-proces uitwerken?
Stel je voor: een nieuwe collega start op maandag. Er is geen laptop, geen actieve mailbox en niemand weet wat er precies moet gebeuren. Dit geeft niet bepaald een goede indruk.
Bij klanten gebeurt hetzelfde: je plant een projectbespreking in, maar niemand is voorbereid, waardoor vragen onbeantwoord blijven. Dit zorgt voor vertraging en onzekerheid.
Een duidelijke onboarding:
- Biedt structuur en helderheid voor alle betrokkenen.
- Laat nieuwe medewerkers zich welkom en voorbereid voelen.
- Straalt professionaliteit en vertrouwen uit richting klanten.
Wat is onboarding?
Onboarding is een gestructureerd proces dat nieuwe medewerkers of klanten vlot op weg helpt. Geen losse taken, maar één helder overzicht van alle stappen, tools en informatie die nodig zijn voor een succesvolle start.
Hoe bouw je een onboarding-flow?
Breng in kaart wat er moet gebeuren vóór, tijdens en na de eerste werkdag of eerste meeting. Betrek de juiste teams en werk alles uit in één systeem, zoals Notion. Vraag feedback en verbeter je flow op basis daarvan.
1. Welkomstpagina
Maak een centrale pagina met alle essentiële informatie. Zo voelt elke nieuwe medewerker of klant zich meteen goed geïnformeerd. Denk aan:
- Contactpersonen en communicatiekanalen
- Links naar belangrijke documenten of tools
- Overzicht van doelen, deadlines en verwachte taken (zie 2. Taken)
2. Taken
Documenteer alle standaardtaken die bij onboarding horen. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren en door wie. Voeg deadlines en verantwoordelijken toe om het overzicht te bewaren. Enkele oorbeelden:
- IT: laptop en accounts
- HR: contracten en beleid
- Planning: trainingen en check-ins
3. Sjablonen en automatisaties
Standaardiseer en versnel het proces met templates en automatisaties:
- Maak onboardingtemplates aan per team, functie of klanttype.
- Bouw automatische herinneringen in voor feedbackmomenten.
- Verstuur een welkomstmail na bevestiging van de nieuwe werknemer of klant.
Conclusie
Zowel voor klanten als medewerkers zorg je dankzij een goede onboarding voor een snellere opstart, meer vertrouwen, een hogere tevredenheid en betere retentie.
Klaar om efficiënter te onboarden? Contacteer ons.