Overal verspreide to-dolijstjes? Deadlines die door de mazen van het net glippen? Geen zicht op hoeveel tijd je aan iets besteedt?
Met een goed opgebouwde takendatabase in Notion krijg je grip op je werk. In dit artikel tonen we hoe je dat aanpakt. Ideaal voor freelancers en teams die Notion gebruiken als projecthub.
In onderstaande video bouwen we stap voor stap een takendatabase.
1. Maak een takenpagina en -database aan
- Creëer een nieuwe pagina en geef deze een duidelijke naam, zoals ‘Taken’
- Maak een database aan en geef ook deze een naam
- Voeg de nodige velden (properties) toe:
- Deadline (datum-veld)
- Status
- Verantwoordelijke (persoon-veld)
- Project (select of relation*)
- Klant (select of relation*)
*Indien je over een projecten- of klantendatabase beschikt.
2. Creëer een databasetemplate
- Voeg een template toe in je database
- Vul volgende standaardwaarden in:
- Een titel en icoon
- Datum = vandaag
- Verantwoordelijke = jezelf
- Eventuele checklist in de body (content) van de pagina
3. Maak drie views met filters en sortering
- To Do
- Filter: Status is niet
Done - Sort: Deadline oplopend
- Done
- Filter: Status is
Done - Sort: Deadline aflopend
- Alle
- Kies kanban (board) als weergave
- Groepeer op status voor een visueel overzicht
- Verberg de status Done, maar pin deze zodat je taken vlot kan verslepen
Tips
Koppel je takendatabase aan je projecten- en klantendatabase. Zo zie je meteen welke taken er bij een project horen of voor welke klant je het meeste werk doet.
Gebruik Notion automations (beschikbaar in betalende plannen) om repetitieve taken te automatiseren. Denk aan maandelijkse taken automatisch aanmaken of e-mails verzenden op basis van een statuswijziging.
Buttons kunnen manuele acties versnellen: een taak toevoegen (voor jezelf of een collega), de status van een taak wijzigen, tijd registreren, …
Hou het simpel (KISS) - werk met linked views en verberg properties die je niet altijd nodig hebt.
Voor meer filmpjes en templates kan je hier terecht. Heb je vragen of wil je dat we samen jouw Notion-werkruimte optimaliseren? Contacteer ons!