Over AI wordt er veel geschreven, maar wat met IA? Informatiearchitectuur vormt, net zoals bij een website of app, een belangrijke bouwsteen bij het opzetten van een goede Notion-werkruimte. Samengevat zorgt een goede informatiearchitectuur ervoor dat gebruikers snel vinden wat ze zoeken. Dit resulteert in een hogere efficiëntie en een digitale werkomgeving die meegroeit met de organisatie.
Wat is informatiearchitectuur?
IA is de manier waarop de informatie van je website of applicatie is gestructureerd. Het gaat niet alleen over pagina's en databases, maar vooral over het creëren van een logisch en begrijpelijk systeem.
Gebruikers
Vóór je start met de opzet van je Notion workspace, breng je in kaart wie de gebruikers zijn. Wat is hun rol? Hoe ziet hun werkdag eruit? Welke termen gebruiken ze? Breng de verschillende gebruikersgroepen in kaart aan de hand van persona's, user stories en/of interviews. Een projectmanager en HR-medewerker zullen elk andere informatie op een andere manier zoeken.
Vertrek vanuit herkenbare thema's en werk met een duidelijke hiërarchie. Gebruikers denken niet in databases en properties, maar in projecten, klanten, documenten, … Een logische en intuïtieve structuur die aansluit bij het natuurlijke denkpatroon van gebruikers, zorgt ervoor dat ze sneller hun weg vinden zonder technische kennis van het systeem.
Een persoonlijke pagina met extra filters en aanpassingen, afgestemd op hun ervaring met Notion of hun functie binnen de onderneming, maakt werken in Notion nog eenvoudiger en aangenamer.
Toegang
Toegangsrechten (permissions) en toegangen (access) spelen een belangrijke rol in het behouden van een gestructureerde Notion-omgeving.
Behoud volledige toegang voor een beperkt aantal gebruikers en duid één of meerdere verantwoordelijken aan die toezien op de structuur, toegangsrechten en datakwaliteit.
Opleiding en opvolging
Vraag om feedback vóór, tijdens en na het bouwen van je digitale werkruimte. Dat kan aan de hand van technieken zoals card sorting en tree testing, een uitgebreide testperiode, één of meerdere opvolgsessies en trainingen.
Documenteer de structuur, zodat nieuwe medewerkers een idee van het geheel krijgen en systeemverantwoordelijken voor een goede opvolging kunnen zorgen.
Nieuwe medewerkers
Voor nieuwe medewerkers vormt de Notion-werkruimte vaak hun eerste kennismaking met de organisatie. Een overzichtelijke digitale werkomgeving helpt nieuwe collega's sneller zelfstandig werken en straalt daarnaast professionaliteit en betrouwbaarheid uit.
Eenvoud en consistentie
Start met het essentiële.
De grootste valkuil in Notion is álles bouwen. Niet elke uitzondering hoeft meteen ondersteund te worden. Functionaliteiten die zelden worden gebruikt, maken de omgeving vaak onnodig complex.
Wees consistent.
Gebruikers moeten patronen herkennen. Wanneer databases, pagina's en navigatie overal volgens dezelfde principes zijn opgebouwd, voelen gebruikers zich sneller vertrouwd met het systeem.
Kies daarnaast voor duidelijke en eenduidige woorden. Vermijd vage of betekenisloze termen. Als je een tags-database of kennisbank hebt, gebruik dan geen tags zoals 'tag' of 'taak'.
Let op de volgende punten:
- Naamgeving van databases
- Gebruik van iconen en emoji's
- Kleuren (light vs dark mode)
- Eigenschappen (properties)
- Pagina-indeling
- Sjablonen (templates)
- Navigatiestructuur
Databases
Het gebruik van databases maakt het systeem flexibeler, onderhoudbaar en beter schaalbaar.
In plaats van losse pagina's te creëren, centraliseer je informatie in databronnen die op verschillende plaatsen kunnen worden weergegeven (linked views). Een taak hoort bijvoorbeeld thuis in één takendatabase. Via filters, weergaven en gelinkte databases kan dezelfde informatie vervolgens verschijnen op:
- de persoonlijke takenpagina van een medewerker;
- een projectpagina;
- een teamdashboard;
- een managementoverzicht.
Zo ontstaat één bron van waarheid (single source of truth).
Maak je gebruik van (Notion) AI, dan zijn databases een must.
Navigatie
De beste navigatie is vaak degene waar gebruikers nauwelijks over hoeven na te denken. Dankzij Notion’s flexibiliteit kan dit voor veel gebruikers net iets anders zijn. Enkele opties:
- Zoekfunctie (
CTRL/CMD + K) - Notion AI
- Broodkruimels (breadcrumbs)
Een duidelijke startpagina dient als centraal vertrekpunt. Denk ook aan:
- Callouts of toggles per thema
- Overzichtspagina's per database
- Persoonlijke dashboards
- Duidelijke broodkruimelnavigatie
- Consistente databaseweergaven
De uitklapbare broodkruimels bovenaan tonen op welk niveau je je bevindt en waar je precies zit binnen de structuur. Zorg ervoor dat minder ervaren gebruikers niet verloren lopen en steeds binnen enkele klikken - idealiter maximaal twee - kunnen terugkeren naar de startpagina.
Voeg daarnaast instructies toe op elke pagina en, indien nodig, een korte video.
Ook de context speelt een rol. Werken medewerkers vooral via desktop, browser, mobiele app of een combinatie daarvan?
Conclusie
Een duidelijke en doordachte structuur uitwerken vóór je begint met het bouwen van een Notion workspace is cruciaal.
Wanneer een digitale omgeving consistent en begrijpelijk is, vinden gebruikers sneller wat ze zoeken en werken ze efficiënter.
Een goed gedocumenteerde informatiearchitectuur zorgt voor een professionele uitstraling, een vlottere onboarding en een solide basis voor toekomstige uitbreidingen.