Volgens heel wat experten is Notion ideaal voor een organisatie van ongeveer 100 medewerkers. Bij Wielson zetten we Notion meestal op voor kleinere ondernemingen tot een dertigtal werknemers. Maar zelfs met slechts twee medewerkers, zoals bij ons, loont het om over een vaste structuur en duidelijke documentatie te beschikken.
Bouwen voor en met de klant
In een vorig artikel hadden we het al over waarom databases in Notion meer waarde bieden dan een verzameling losse pagina's. Diezelfde logica geldt voor je volledige werkruimte: een vooraf bepaalde structuur maakt het makkelijker om informatie terug te vinden. Om die reden betrekken we onze klant van bij het begin bij het ontwikkelingsproces.
Tijdens de opbouw of optimalisatie van een Notion-workspace werken we actief samen met enkele vaste medewerkers binnen de organisatie.
Dat biedt zowel voor ons als voor de klant voordelen. We bouwen vanaf het begin een omgeving die aansluit bij de realiteit van de organisatie en schaalbaar is. Daarbij houden we rekening met de structuur, de opmaak en het taalgebruik. Deze laatste twee lijken misschien details, maar ze bepalen mee of een systeem natuurlijk aanvoelt voor de mensen die er elke dag mee werken. Zo spreekt de ene onderneming over matters in plaats van ‘projecten’ en heeft een andere een uitgewerkte huisstijl die we in Notion doortrekken.
Omdat we een Notion-workspace meestal van nul opbouwen, kennen zowel wij als de betrokken medewerkers de omgeving door en door. Daardoor kunnen we vragen snel beantwoorden en problemen meestal nog dezelfde dag oplossen.
Top drie uitdagingen
Bij het begin van het proces stellen we heel wat vragen: over de huidige software, de workflows en vaak ook over inhoudelijke zaken. Tijdens die gesprekken komt er steevast van alles naar boven.
Onduidelijke workflows
Vóór we Notion opzetten, brengen we de bestaande werkpatronen in kaart.
Hoe ziet een typische werkdag eruit? Wie is verantwoordelijk voor welke taken? Welke informatie heeft iemand nodig om zijn of haar werk uit te voeren?
Vaak blijkt tijdens die oefening dat bepaalde processen jarenlang organisch gegroeid zijn, zonder dat iemand ze ooit expliciet heeft uitgeschreven. Dat is meteen een van de grootste voordelen van zo'n traject: nog vóór we Notion bouwen, krijg je een duidelijker beeld van hoe je organisatie werkt.
Onze klanten komen uit allerlei sectoren. Voor ons is het interessant om telkens in een andere wereld te duiken. Dat betekent ook dat we veel vragen stellen die voor de klant vanzelfsprekend lijken.
Waarom maakt enkel de projectmanager projecten aan? Hoe vaak wordt er een back-up gemaakt? Waarom worden facturen op drie verschillende plaatsen bijgehouden? Het zijn vragen waarbij iemand die al jaren binnen dezelfde organisatie werkt vaak niet meer stilstaat.
Change management
Wie binnen de onderneming heeft zin in de overstap en wie kijkt ertegenop?
We schreven eerder al over verandermanagement. We verwachten niet dat iedereen staat te springen om nieuwe software te leren. En al helemaal niet dat elke medewerker een Notion-expert wordt.
Om het voor iedereen zo gemakkelijk mogelijk te maken, delen we van bij het begin extra uitleg over Notion. Daarnaast voorzien we steeds een uitgebreide overdracht, een testperiode en twee opvolgsessies.
Notion-gewenning
Vóór de testperiode vragen we klanten om Notion te installeren en actief te gebruiken. Zoals vermeld, delen we tips en bronnen, zoals Notion Academy, maar we zijn natuurlijk allemaal mensen. Vaak denken we vooraf dat nieuwe software "wel zal meevallen", maar onderschatten we hoe gewend we zijn aan een klassieke mappenstructuur.
Wanneer raden we Notion niet aan?
Denken we dat Notion niet bij jouw organisatie past? Dan zeggen we dat ook. We hebben niets aan een ontevreden klant met een systeem dat in de praktijk niet goed werkt.
Vastgeroest in Microsoft
Notion vraagt om een andere manier van werken.
Als iedereen koste wat kost op dezelfde manier wil blijven werken als vandaag, zal Notion weinig oplossen. Het goede nieuws? Zodra je Notion goed onder de knie hebt, is de kans groot dat je Word steeds minder wilt gebruiken.
Als boekhoud- of facturatiesoftware
Notion is geen boekhoudsoftware.
In de meeste gevallen raden we daarvoor gespecialiseerde software aan, die we vervolgens met Notion integreren. Offertes en facturen aanmaken of opvolgen kan bijvoorbeeld vanuit Notion, terwijl het effectieve facturatieproces - zoals het versturen via het Peppolnetwerk - beter wordt overgelaten aan software zoals Billit of Teamleader.
Als cloudplatform
Notion is evenmin een cloudplatform.
Ook hier kiezen we voor integratie: vanuit een project in Notion kan je bijvoorbeeld rechtstreeks het juiste bestand in Google Drive of SharePoint openen. Zo blijft alle informatie verbonden zonder deze in één systeem te moeten proppen.
Conclusie
Notion is niet dé oplossing voor alles en iedereen.
Enkel wanneer het op de juiste manier wordt ingezet, is het een meerwaarde. Daarom besteden we tijdens een traject veel aandacht aan de workflows achter het systeem. Een organisatie moet bereid zijn om bestaande gewoontes in vraag te stellen en soms anders te gaan werken.
Twijfel je of Notion past bij jullie manier van werken? Stuur ons gerust hoe jullie het vandaag aanpakken.