Geen gedoe meer met verspreide Excelbestanden met 25 tabbladen of formules die niemand begrijpt. Naast project- en klantenbeheer kan je Notion ook gebruiken om eenvoudig en snel informatie te delen. Dit zonder tijd te verliezen aan VLOOKUPS, VBA-codes of draaitabellen.
Waarom rapporteren in Notion?
- Up-to-date: Alle gegevens zitten in je database*, dus geen copy-paste van cijfers.
- Visueel: Een duidelijk overzicht dankzij filters, sortering, voortgangsbalken en grafieken.
- Alles-in-één: Geen aparte bestanden verspreid over verschillende mappen, alles blijft binnen dezelfde werkruimte.
- Toegankelijk voor het hele team: Geen Excel-kennis nodig en geen zorgen over meerdere mensen die tegelijk in een bestand werken.
- Automatisatie: Combineer met Make voor real-time updates vanuit externe bronnen zoals Teamleader of je webshop.
Hoe rapporteren in Notion?
Voor de volgende vijf stappen gebruiken we een eenvoudige projectendatabase als voorbeeld.
1. Gestructureerde database
Je rapport is zo sterk als de data die erin zitten. Begin met een overzichtelijke database* met duidelijke velden (properties).
2. Filters en weergaven
Maak verschillende weergaven (views) aan:
- een maandoverzicht met filters op datum
- een statusrapport met een staafdiagram per teamlid
- een prioriteitenlijst op basis van een tag of score
3. Visualiseer je data
Maak gebruik van formules, rollups en grafieken.
4. Deel je data met het team
Kijk je toegangen na en deel de grafiek of tabel in je team-dashboard. Zo is iedereen op de hoogte zonder extra meetings of exports.
5. Automatiseer je updates
Koppel Notion aan Make om automatisch data toe te voegen vanuit andere tools, zoals:
- projectupdates vanuit je planningstool
- een melding wanneer de geplande einddatum van een project nadert
- een maandelijkse herinnering naar medewerkers over hun lopende projecten
Extra: Notion AI Agent
Beschik je over Notion AI (Business- of Enterprise-plan), dan kan je deze inzetten voor:
- suggesties rond knelpunten of trends
- een samenvatting o.b.v. je data
- het snel terugvinden van specifieke gegevens
Conclusie
Rapportage hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door Notion slim in te zetten, bouw je een systeem dat overzicht biedt, tijd bespaart, fouten voorkomt en samenwerking versterkt. Waar Excel vaak statisch en geïsoleerd is, werkt Notion dynamisch en in teamverband.
Met Notion AI vat je informatie samen o.b.v. je database* en vind je sneller wat je zoekt.
Wij helpen je graag je dashboards te verbeteren of er een op te zetten. Stuur ons een e-mail of boek een gesprek met ons in.
*Per 03/09/2025 ‘data source’ genoemd.